Ricevimento della merce
La ricezione della merce è una parte cruciale del processo logistico che garantisce una preparazione rapida e senza errori della merce per l’elaborazione successiva. Procedure corrette riducono al minimo il rischio di errori e ritardi e assicurano il regolare svolgimento delle attività di magazzino. Di seguito è riportata una panoramica delle singole fasi – i primi due passaggi sono responsabilità del cliente:
Guida passo dopo passo al ricevimento della merce
Avviso di magazzino e pianificazione del ricezione della merce in magazzino → responsabilità del cliente
Preparazione della merce prima dell'invio al magazzino e sua spedizione → responsabilità del cliente
Ispezione della merce ricevuta → responsabilità del magazzino
Completamento della ricezione merci → responsabilità del magazzino
1) Avviso di magazzino e pianificazione delle spedizioni in entrata
Per garantire il regolare flusso della merce nel magazzino, è essenziale creare sempre un avviso di magazzino prima dell'invio. Questo vale sia per la merce in arrivo in colli sia per le consegne più grandi su pallet.
Per le consegne su pallet, potrebbe essere inoltre obbligatorio prenotare una fascia oraria nel sistema Time Slot Control in alcuni paesi.
Nel caso di trasporto in container, a causa della sua complessità e dimensione, è necessaria la coordinazione con il servizio clienti.
Se prevedi di inviare 6 o più pallet di merce al portale Mailship, ti preghiamo di informarci in anticipo. Contatta il servizio clienti e verifica se abbiamo la possibilitá di ricevere la spedizione.
Questa procedura aiuta a prevenire ritardi e complicazioni durante la consegna, garantisce una registrazione accurata della merce e contribuisce al regolare svolgimento delle operazioni logistiche. Il rispetto di questi passaggi accelera l’elaborazione delle spedizioni e migliora la collaborazione con il team di magazzino.
Invio dell’avviso di magazzino – Sempre
Puoi creare l’avviso di magazzino direttamente nel portale Mailship consulta la procedura per l’invio è disponibile qui: Creazione di Avvisi di magazzino
Senza un avviso di magazzino compilato correttamente, la merce non può essere stoccata e i tempi di ricezione si allungheranno. In caso di mancanza dell’avviso di magazzino, il servizio clienti ti contatterà e questo servizio sarà addebitato come consegna non annunciata.
Prenotazione di una fascia oraria – Trasporto in container
Per garantire lo scarico regolare delle spedizioni su pallet e container, in alcuni dei nostri paesi, è necessario prenotare una fascia oraria nel sistema TimeSlot. I dati di registrazione sono stati inviati alla tua email. Se hai bisogno di recuperarli, ti preghiamo di contattare il servizio clienti.
Accedi al portale Time Slot Control
Nella sezione Prenotazione → seleziona Nuovo
I campi obbligatori sono contrassegnati con un asterisco
Compila in particolare il giorno e l’orario di arrivo
Se la prenotazione è assente o l’orario di arrivo non viene rispettato con precisione, lo scarico non avrà la priorità.
2) Preparazione della merce prima dell’invio al magazzino
Per garantire un ricevimento regolare, è necessario non solo notificare le consegne, ma anche preparare la documentazione e imballare ed etichettare correttamente la merce.
Configurazione corretta del prodotto in Mailship
Quando crei un nuovo articolo a magazzino, assicurati che sia configurato correttamente. La parte più importante è l’EAN/codice, che gli operatori di magazzino utilizzano per identificare il prodotto con lo scanner. Se il codice a barre fisico contiene dati diversi da quelli presenti nel sistema, ciò può causare complicazioni e ritardi durante il processo di inbound, o addirittura impredirne la ricezione e stocaggio.
Puoi trovare maggiori informazioni su come creare correttamente le schede prodotto qui: Creazione di un Prodotto
Le modifiche ai prodotti già stoccati non sono sempre possibili – ad esempio, la modifica del tracciamento dei lotti. Per questo motivo, é obbligatorio abilitare la funzione di tracciamento dei lotti per tutti i prodotti con data di scadenza o collegati a lotti specifici.
Documentazione relativa alla merce
É obbligatorio allegare la bolla di consegna alla merce. Questo documento deve contenere informazioni imprescidibilli come: il numero di colli o bancali, l’indirizzo di consegna Mailship – il nome del tuo e-shop) e il nome del mittente.
Non dimenticare di includere il numero dell’avviso di magazzino e il numero di prenotazione del Timeslot, che sono essenziali per una gestione accurata del conteggio dei colli/pallets da parte di Mailship.
Etichettatura e imballaggio della merce
La merce deve essere imballata in modo adeguato per prevenire danni durante il trasporto. In caso di spedizione su pallet o in container, è necessario garantire un corretto imballaggio sui pallet o nei container.
Ogni prodotto deve avere il proprio codice EAN per poter essere stoccato.
a) Spedizione dei pacchi:
Imballa la merce in scatole e assicurati che ogni scatola abbia un’etichetta di spedizione univoca.
L’etichetta di spedizione deve essere chiaramente visibile e tutte le etichette originali devono essere rimosse o rese illeggibili.
Non applicare l’etichetta sulla giuntura della scatola, dove potrebbe danneggiarsi durante l’apertura.
L’etichetta deve contenere le seguenti informazioni:
Indirizzo completo e nome del mittente
Destinazione (Mailship – il nome del tuo e-shop)
Numero del pacco rispetto al totale di pacchi inviati (es. 2/5)
Indica sempre come destinatario non solo l’organizzazione Mailship, ma soprattutto il nome del tuo e-shop. In questo modo si evitano ritardi nel ricevimento della spedizione dovuti alla ricerca del proprietario.
b) Spedizione su pallet:
Prima dello scarico, è necessario controllare la documentazione di spedizione e ispezionare visivamente lo stato dei pallet.
I pallet vengono scaricati con un carrello elevatore.
Dopo lo scarico, viene effettuata un’ispezione visiva della consegna, così come il controllo della corrispondenza del numero di pallet o colli.
c) Spedizione in container:
Contatta il servizio clienti almeno 3 giorni lavorativi prima dell’arrivo del container.
La notifica della consegna pianificata deve includere il nome dell’azienda/e-shop, il numero e il volume del container, il tipo di imballaggio (pallet o merce sfusa) e il numero di cartoni.
3) Arrivo della merce e ispezione
L’operatore di magazzino nell’area di ricezione merci controlla innanzitutto la merce ricevuta confrontandola con la documentazione di consegna, verificando il tipo e la quantità della merce. Gli articoli vengono contati singolarmente al momento della ricezione. Dopo il completamento dell’ispezione, la merce passa alla fase di stoccaggio per lo stoccaggio.
In caso di discrepanze nella merce (qualità/quantità delle unità di trasporto) rispetto alla bolla di consegna, il servizio clienti verrà informato della situazione.
Puoi vedere come avviene l’elaborazione dell’avviso di magazzino nel portale Mailship qui: Processo di evasione degli Avvisi di magazzino
Discrepanze ed eccezioni durante il ricevimento
Quali situazioni possono verificarsi durante la ricezione della merce e come risolverle? Queste modifiche riguardano le discrepanze tra l’avviso di magazzino e la merce effettivamente ricevuta, che richiedono correzioni nel sistema e la registrazione degli articoli che non sono presenti nell’avviso di magazzino.
Quantità superiore all’avviso di magazzino | Se arriva più merce di quella indicata nell’avviso di magazzino, l’eccedenza verrà registrata e comunicata al servizio clienti. |
Articolo non presente nell’avviso di magazzino | La merce non elencata nell’avviso di magazzino non verrà accettata, verrà comunque creato un registro dell’esubero e segnalata al servizio clienti. |
Discrepanza del codice EAN | In caso di discrepanza tra il codice EAN indicato nell’avviso di magazzino e quello presente sulla merce, l’inbound verrà interrotto e la situazione richiederà un’ispezione manuale. |
Codice EAN mancante | Se la merce arriva senza codice EAN, il servizio clienti ti contatterà per concordare i prossimi passi per l’etichettatura. Se la merce ha un codice EAN, ma alcuni pezzi ne sono privi o il codice è illeggibile, provvederemo alla ristampa delle etichette EAN. Questo servizio è addebitato secondo il listino prezzi come “etichetta EAN”. Se sai in anticipo che la merce arriverà senza codici EAN e desideri che venga etichettata con i nostri adesivi, includi questa informazione nell’avviso di magazzino e inviaci in anticipo le istruzioni di identificazione dei prodotti insieme ai codici EAN corretti. |
Merce errata o danneggiata | In caso di ricezione di articoli erronei o merce danneggiata, registraremo il dettaglio delle discrepanze / esubero e sarai contattato dal servizio clienti. |
Consegna non annunciata | Se manca l’avviso di magazzino, il servizio clienti ti contatterà e questo servizio verrà addebitato come consegna non annunciata. |
4) Ricezione merci completata
Nel portale Mailship, gli avvisi di magazzino durante il ricevimento possono avere i seguenti stati:
Terminato – Tutti gli articoli sono stati ricevuti e stoccati con successo.
Parzialmente terminato – Alcuni articoli erano mancanti al momento della ricezione e conteggio. Questo stato è definitivo da parte del magazzino; l’ulteriore controllo e l’eventuale chiusura dell’avviso allo stato "Chiuso" dovrá esere realizzato da te.
I dettagli sull’elaborazione della ricezione sono disponibili qui: Processo di evasione degli Avvisi di magazzino
Servizi aggiuntivi durante il ricevimento della merce
Durante il ricevimento della merce presso Mailship, puoi usufruire di diversi servizi aggiuntivi:
Prova del LOTTO – Garantisce il tracciamento dei lotti e delle date di scadenza, obbligatorio per tutti i prodotti con validitá limitata, come alimenti o cosmetici.
Lavoro aggiuntivo sulla ricezione – Possibilità di lavorazioni personalizzate sulla merce, come la rimozione di etichette, il film termoretraibile o l’imballaggio con pluriball.
Ricezione qualitativa – Ispezione dettagliata della merce al momento della ricezione per individuare eventuali difetti, facilitando così la gestione dei reclami.
Etichettatura multilingua dei prodotti (Localizzazione) – Per i clienti API che necessitano di etichette prodotto conformi al paese di destinazione.
Come attivare i servizi aggiuntivi
Puoi attivare questi servizi nella scheda prodotto, ad eccezione del controllo linguistico, disponibile solo tramite API. Informazioni dettagliate sui servizi e sulla loro attivazione sono disponibili qui: Servizi e Funzioni per i Prodotti